Προδιαγραφές – Δυνατότητες ‘MediLab LIS’

Προδιαγραφές - Δυνατότητες 'MediLab LIS'

 

Προδιαγραφές – Δυνατότητες ‘MediLab LIS’

 

Το σύστημα καλύπτει όλες τι λειτουργίες των εργαστηρίων με πολλαπλούς τρόπους και μεθόδους, ανάλογα τον τρόπο λειτουργίας του κάθε εργαστηρίου.
Η αρχιτεκτονική του συστήματος διαχειρίζεται τα δεδομένα και τις λειτουργίες των όλων των εργαστηρίων, όπως:
  • Αιματολογικό
  • Βιοχημικό
  • Μικροβιολογικό
  • Ουρολογικό
  • Ανοσολογικό
  • Ανοσοβιολογικό
  • Παθολογoανατομικό
  • Κυτταρολογικό
  • Αιμοδοσία κλπ

Διαχείριση της καθημερινής εργασίας
  • Παραγγελία εξετάσεων
  • κατανομή στα εργαστήρια
  • χρονοπρογραμματισμός των εργασιών
  • σύνδεση με τους αναλυτές (λίστες εργασίας)
  • διαχείριση, έλεγχος, διανομή των αποτελεσμάτων
Πληροφόρηση ιατρικού και λοιπού επιστημονικού προσωπικού
  • Έλεγχος ποιότητας των ιατρικών μηχανημάτων.
  • Στατιστικές διακυμάνσεων τιμών εξετάσεων
  • Έλεγχος και επεξεργασία των μηνυμάτων των ιατρικών μηχανημάτων
  • Συσχετισμοί εξετάσεων για τον εντοπισμό τυχόν αντινομιών ή άλλων προβλημάτων.
  • Διαχρονική παρακολούθηση αποτελεσμάτων ενός ασθενούς.
  • Υποστήριξη ερευνητικών έργων.

Επικοινωνίες και ανταλλαγές δεδομένων
Το σύστημα ανταλλάσσει στοιχεία με άλλα συστήματα του Πληροφοριακού Συστήματος της Μονάδας Υγείας. Τα στοιχεία αυτά περιλαμβάνουν τη μεταφορά των δημογραφικών στοιχείων και στοιχείων προέλευσης (ΜΥ, ιατρείο, κλινική κλπ), τη παραγγελία εξετάσεων και την ενημέρωση του ιατρικού φακέλου (αρχειοθέτηση των εγκεκριμένων αποτελεσμάτων).

Σε κάθε εργαστήριο το σύστημα συνδέεται με τους αναλυτές με πλήρη εκμετάλλευση όλων των δυνατοτήτων σύνδεσης όπως μονόδρομη ή αμφίδρομη επικοινωνία, χρήση γραμμωτού κώδικα (barcode), έλεγχοι ποιότητας (quality control), έλεγχος του ψηφίου ελέγχου (check digit) κλπ.

Διαχείριση καθημερινής εργασίας:
  • Παραγγελίες εξετάσεων
  • Εκτέλεση εξετάσεων, λίστες εργασίας (work lists). Ενδεικτικά αναφέρονται:
  • Λίστες ανά ημερομηνία, κλινική, εξεταζόμενο, κωδικό ασθενή, κλπ
  • Λίστες ανά εξέταση
  • Έλεγχος εξετάσεων
  • Αναζήτηση αποτελεσμάτων και διανομή
  • Εκτύπωση αποτελεσμάτων

Πληροφόρηση του ιατρικού και επιστημονικού προσωπικού
  • Έλεγχος ποιότητας μηχανημάτων
  - Διακυμάνσεις τιμών σε μια χρονική περίοδο (μέσες, άκρες τιμές, υπέρβαση ορίων, τυπική απόκλιση κλπ)
  - Συγκρίσεις μεταξύ χρονικών περιόδων, χρήσης διαφορετικών αντιδραστηρίων κλπ.
  - Διαγράμματα Levey Jennings , κριτήρια Westgard
  - Σχετικές αναφορές με τον φόρτο εργασίας του εργαστηρίου, των ιατρικών μηχανημάτων, των χρηστών
  - Σχετικές αναφορές με την ανάγκη επανάληψης των εξετάσεων
  - Σχετικές αναφορές με τα προβλήματα στην λειτουργία των ιατρικών μηχανημάτων
  • Συσχετισμοί εξετάσεων
  - Συσχετισμός αποτελεσμάτων εξετάσεων σε συγκεκριμένους πληθυσμούς
  - Διαχρονικές συγκρίσεις τιμών εξετάσεων σε συγκεκριμένους ασθενείς ή πληθυσμούς
  • Λοιπές ιατρικές πληροφορίες

Πληροφόρηση της Διοίκησης:
  • Όγκοι κίνησης. Ενδεικτικά αναφέρονται:
  - Αναλυτικά στοιχεία για τους όγκους κίνησης ανά κλινική, ιατρό
  - Συγκεντρωτικά στοιχεία για τους όγκους κίνησης ανά κλινική, ιατρό
  - Συγκριτικά στοιχεία ανά χρονικές περιόδους
  • Audit και log files των εργασιών. Ενδεικτικά αναφέρονται:
  - Ανεύρεση (σε περίπτωση αμφισβητήσεων) του ιστορικού καταχωρήσεων εντολών και αποτελεσμάτων
  - Παρουσίαση των στοιχείων προέλευσης του εξεταζομένου (κλινική, άλλο νοσοκομείο ή φορέας κλπ)
  - Παρουσίαση του ιατρού που παρήγγειλε τις εξετάσεις, του χρήστη που καταχώρησε την παραγγελία
  - Παρουσίαση των εργαστηρίων, μηχανημάτων που την εκτέλεσαν
  - Παρουσίαση των τυχόν επαναλήψεων των αποτελεσμάτων και του χρήστη που τις όρισε
  - Παρουσίαση (κατά εξέταση και ώρα) των αποτελεσμάτων, χρήστη ή μηχανήματος που τα εισήγαγε, χρήστη που τα επικύρωσε
  - Παρουσίαση των τιμών των controls και λοιπών στοιχείων των μηχανημάτων που αντιστοιχούν στις εξετάσεις του συγκεκριμένου ασθενή
  • Υποστήριξη σε λήψη αποφάσεων

Οι πιθανές διαφοροποιήσεις στην οργάνωση και λειτουργία των εργαστηρίων αντιμετωπίζονται με αλλαγές των παραμέτρων.

Η διαχείριση των εισερχόμενων εντολών (παραγγελίες εξετάσεων) γίνεται με τρόπο ενιαίο, ώστε να δίνεται η δυνατότητα ορισμού των εντολών εξετάσεων για όλα τα εργαστήρια, με διαφορετικούς τρόπους ανάλογα με τις εκάστοτε συνθήκες των ΜΥ. Ο τρόπος ορισμού μπορεί να είναι:
  • συγκεντρωτικός (γραμματεία εργαστηρίων),
  • αποκεντρωμένος, δηλαδή ορισμός σε
  - κλινικές,
  - εξωτερικά ιατρεία,
  - τμήμα επειγόντων περιστατικών, κλπ

Η αποκεντρωμένη παραγγελία εξετάσεων γίνεται μέσω του συστήματος. Η δυνατότητα αυτή αφορά στην online παραγγελία εργαστηριακών εξετάσεων από κάποιο σημείο της ΜΥ (π.χ. κλινική όπου νοσηλεύεται ο ασθενής) και την ενημέρωση του εργαστηρίου που θα εκτελέσει την παραγγελία. Σε περίπτωση που για οποιοδήποτε λόγο δεν είναι εφικτή η καταχώρηση της παραγγελίας μέσω του συστήματος παραγγελιών (π.χ. παροδικό πρόβλημα διασύνδεσης), τότε το σύστημα υλοποιεί αυτή την αποκεντρωμένη διαδικασία μέσω της γραμματείας των εργαστηρίων.

Κάθε παραγγελία έχει ένα μοναδικό αριθμό παραγγελίας. Το σύστημα εργαστηρίων μπορεί να καταχωρεί και τον μοναδικό αριθμό μητρώου του ασθενή (ΑΜΚΑ), καθώς και τα λοιπά απολύτως αναγκαία δημογραφικά ή άλλα στοιχεία για την πλήρη εκτέλεση της παραγγελίας. Τα στοιχεία αυτά λαμβάνονται από το σύστημα ΑΜΚΑ. Σε περίπτωση που δεν είναι εφικτή η επικοινωνία με το σύστημα ΑΜΚΑ, τότε το σύστημα εργαστηρίων είναι σε θέση να λειτουργεί αυτόνομα. Προκειμένου να είναι εφικτή η λειτουργικότητα αυτή το σύστημα εργαστηρίων μπορεί να καταχωρεί πολλαπλούς κωδικούς για έναν ασθενή, ενώ η αναζήτηση προηγούμενων εργαστηριακών αποτελεσμάτων καθίσταται δυνατή με πολλαπλά κριτήρια.

Το σύστημα εκτυπώνει τις ετικέτες των δειγμάτων (απλές ή με barcodes) εφόσον αυτό δεν μπορεί να γίνει από το σύστημα έκδοσης της παραγγελίας. Είναι πιθανό μια παραγγελία να έχει παραπάνω από ένα είδος δειγμάτων και αριθμών δειγμάτων. Ο αριθμός δείγματος κωδικοποιεί μοναδικά τη παραγγελία σε συνδυασμό με το είδος του δείγματος (π.χ. Αίμα, ούρα, κλπ).

Η καταχώρηση των παραγγελιών διασφαλίζει τους παρακάτω κανόνες:
  • Ο αριθμός μητρώου του εξεταζόμενου (ασθενής) είναι κοινός για όλα τα εργαστήρια, ώστε να είναι δυνατή η συγκέντρωση των εξετάσεων ανά ασθενή. Ο αριθμός αυτός λαμβάνεται από το σύστημα ΑΜΚΑ.
  • Κάθε εξεταζόμενος μπορεί να έχει περισσότερους από ένα κωδικούς παραγγελίας (ID) μέσα σε μια ημέρα.
  • Το σύστημα παρέχει κατά την καταχώρηση την μεγαλύτερη δυνατή ασφάλεια σε επίπεδο ορθότητας των στοιχείων. Αποφεύγονται οι ταυτοπροσωπίες και τα λάθη τόσο στον ορισμό των εξετάσεων όσο και στην ταυτοποίηση των δειγμάτων.
  • Δίδεται η δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένα άτομα να μεταφέρουν εντολές και αποτελέσματα εξετάσεων από εξεταζόμενο σε εξεταζόμενο σε περιπτώσεις διπλoκαταχωρήσεων (συγχώνευση φακέλων).
  • Κάθε εντολή συνοδεύεται από τα στοιχεία του παραγγέλοντα ιατρού, καθώς και από τα στοιχεία του χρήστη που την καταχώρησε (κωδικός χρήστη, ημερομηνία, ώρα).
  • Η προέλευση του εξεταζομένου (κλινική, τμήμα, κλπ) αποτελεί υποχρεωτικό στοιχείο καταχώρησης.
  • Υπάρχει ειδική επισήμανση για τις επείγουσες εξετάσεις.
  • Με την επικύρωση της καταχώρησης το σύστημα κατανέμει τις παραγγελίες εξετάσεων στους χώρους διεκπεραίωσης και στα αντίστοιχα ιατρικά μηχανήματα, δίνοντας παράλληλα τα αναγκαία στοιχεία για την διακίνηση των δειγμάτων.
  • Μετά την προετοιμασία των δειγμάτων καθορίζονται ποια δείγματα αποκλείονται της περαιτέρω διαδικασίας και για ποιο λόγο.
  • Ειδικότερα για το Μικροβιολογικό Εργαστήριο, το σύστημα παρακολουθεί και τα ενδιάμεσα στάδια των καλλιεργειών. Η ροή των εργασιών για κάθε εξέταση μπορεί να ορίζεται παραμετρικά από αρμόδιο άτομο του εργαστηρίου. Κατά συνέπεια, το σύστημα επιτρέπει μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης τον ορισμό και την παρακολούθηση όλων των διακριτών βημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των διαδικασιών των διαφόρων καλλιεργειών, λαμβάνοντας υπόψη τις τυχόν ιδιαιτερότητες και διαφορές που υπάρχουν μεταξύ τους και σύμφωνα με την υφιστάμενη ροή εργασιών των Μικροβιολογικών Εργαστηρίων.

Σε κάθε εργαστήριο το σύστημα συνδέεται με τους αναλυτές με πλήρη εκμετάλλευση όλων των δυνατοτήτων
  • Aμφίδρομη επικοινωνία και επικοινωνία κατά query mode όπου αυτή υποστηρίζεται.
  • Σε περίπτωση υλοποίησης μονόδρομης επικοινωνίας, το σύστημα λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα για την ταυτοποίηση δείγματος – εξεταζομένου και την εν γένει ασφάλεια του συστήματος. Αποτελέσματα που δεν αντιστοιχούν σε παραγγελίες του συστήματος καταγράφονται σε ειδικό log file ανά μηχάνημα.
  • Δυνατότητα επανάληψης των εξετάσεων. Το σύστημα είναι σε θέση να επισημαίνει τις ταυτόσημες εξετάσεις ανά εξεταζόμενο, ώστε ο χρήστης να επιλέξει στο τέλος κάποια από αυτές.
  • Δυνατότητα εκτέλεσης των επαναλήψεων ή των εκκρεμοτήτων σε άλλο μηχάνημα από αυτό που είχε αρχικά οριστεί, εφόσον βέβαια υπάρχει η δυνατότητα εκτέλεσης μιας εξέτασης σε περισσότερα από ένα μηχανήματα.
  • Γίνεται εκμετάλλευση όλων των δυνατοτήτων που προσφέρει το εκάστοτε πρωτόκολλο επικοινωνίας με την αναλυτική συσκευή.
  • Ο χρήστης είναι ανά πάσα στιγμή σε θέση να ελέγξει τόσο την κατάσταση της επικοινωνίας, όσο και την πρόοδο των αναλύσεων.
  • Οι επείγουσες εξετάσεις αποκτούν προτεραιότητα στην εκτέλεση. Εφόσον τα ιατρικά μηχανήματα προσφέρουν την δυνατότητα προγραμματισμού και εκτέλεσης επειγόντων εξετάσεων, προγραμματίζονται σαν τέτοιες.

Οι έλεγχοι των εξετάσεων περιλαμβάνουν ένα ευρύ φάσμα διαφόρων διεργασιών που καταλήγει στην επικύρωσή τους. Οι σημαντικότερες εργασίες είναι:
  • Επισήμανση μη ολοκληρωμένων εξετάσεων.
  • Υπολογισμός του αποτελέσματος (σε περίπτωση υπολογιζόμενων εξετάσεων).
  • Επισήμανση τιμών απαράδεκτων, εκτός φυσιολογικών ορίων ή εκτός ορίων πανικού.
  • Έλεγχος των τιμών ελέγχου των παρτίδων.
  • Επισήμανση τυχόν αντινομιών στις εξετάσεις (μέσω παραμετρικού αρχείου ελέγχων).
  • Έλεγχοι μέσων όρων τιμών ανά εξέταση σε προηγούμενες μέρες – σύγκριση με σημερινά αποτελέσματα για τον έλεγχο της αξιοπιστίας των μηχανημάτων και αντιδραστηρίων.
  • Δυνατότητες ομαδικής επέμβασης σε αποτελέσματα ύστερα από καταγραφή της επέμβασης στη βάση δεδομένων (audit trail), ανάλογα με τις εκτιμήσεις για αποκλίσεις οφειλόμενες σε μηχανήματα – αντιδραστήρια. Τέτοιες διορθώσεις γίνονται σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες (π.χ. διευθυντής εργαστηρίου).
  • Τελική επικύρωση των αποτελεσμάτων και προώθηση για εκτύπωση – διανομή. Η επικύρωση των επειγουσών εξετάσεων ακολουθείται από ειδικό ηχητικό ή οπτικό σήμα προς τον εντολέα ιατρό ή τον σταθμό εργασίας καταχώρησης.

Κατά την διαχείριση των αποτελεσμάτων δηλαδή στην εισαγωγή, τη διόρθωση, την αλλαγή κατάστασης (έγκριση, επανεξέταση κλπ) ο χρήστης βλέπει ταυτόχρονα στην οθόνη τις προηγούμενες τιμές (τουλάχιστον τις 2 προηγούμενες τιμές) των αποτελεσμάτων όλων των εξετάσεων του δείγματος.

Δυνατότητα έγκρισης και απελευθέρωσης αποτελεσμάτων μέρους της παραγγελίας μέχρι και σε επίπεδο εξέτασης και όχι υποχρεωτικά όλου του δείγματος ή της παραγγελίας. (Δηλαδή να μην είναι απαραίτητο να εκτελεστεί όλη η παραγγελία, ή όλες οι εξετάσεις του δείγματος ώστε να εκτυπωθεί κάποιο ήδη έτοιμο και εγκεκριμένο αποτέλεσμα του δείγματος ή της παραγγελίας).

Δυνατότητα εισαγωγής τόσο ποσοτικού, όσο και ποιοτικού αποτελέσματος ή και των δύο ταυτόχρονα στις εξετάσεις σε διακριτές θέσεις.

Παραμετροποιήσιμοι από τον χρήστη αλγόριθμοι για την αξιολόγηση του ποσοτικού αποτελέσματος και την αυτόματη μετατροπή του (ή προσθήκη) σε ποιοτικό αποτέλεσμα. Οι αλγόριθμοι παραμετροποιούνται ως προς κάθε αναλυτή ξεχωριστά. Κατά συνέπεια, το σύστημα εργαστηρίων επιτρέπει μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης τον ορισμό αλγορίθμων οι οποίοι μετατρέπουν το εκάστοτε ποσοτικό αποτέλεσμα μιας εξέτασης (π.χ. τιμή κάποιας παραμέτρου) στο αντίστοιχο ποιοτικό (χαρακτηρισμός αποτελέσματος όπως λόγου χάρη «εκτός φυσιολογικών ορίων» για κάθε εξέταση.

Δυνατότητα αυτόματης εξαγωγής πορισμάτων βασισμένων σε αξιολόγηση μιας η περισσοτέρων συσχετισμένων (βάσει παραμετροποιήσιμου αλγορίθμου) εξετάσεων.

Ενιαία κωδικοποίηση εξετάσεων στις ΜΥ. Αυτό αφορά όλες τις εξετάσεις που παραγγέλνονται στα εργαστήρια όπως μεμονωμένες, σύνθετες, υπολογιζόμενες και ομάδες εξετάσεων (π.χ. Checkup κλπ). Δυνατότητα συγχρονισμού και συσχέτισης των κωδικών των δύο πληροφοριακών συστημάτων (π.χ. με τήρηση πολλαπλών κωδικών εξετάσεων στο σύστημα εργαστηρίων).
Ενιαία κωδικοποίηση είδους δείγματος (αίμα, ούρα, κλπ)

Το σύστημα εργαστηρίων υποστηρίζει διαχείριση αποτελεσμάτων με διάφορους τρόπους ώστε να διευκολύνονται οι χρήστες κυρίως κατά την εισαγωγή. Πάνω σε αυτές τις ομαδοποιήσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να υπάρχουν «φίλτρα» για το εργαστήριο και το εύρος ημερομηνίας. Οι ομαδοποιήσεις μπορεί να είναι:
  • Ανά δείγμα
  • Ανά Εξέταση
  • Ανά Ασθενή
  • Ανά παραπεμπτικό

Η διανομή των αποτελεσμάτων περιλαμβάνει και την αποστολή στοιχείων για την περαιτέρω ενημέρωση του ιατρικού φακέλου.

Η εκτύπωση των αποτελεσμάτων γίνεται με διάφορους τρόπους, όπως:
  • Ανά κλινική
  • Ανά εξεταζόμενο
  • Με εύρος κωδικών ασθενών
  • Ανά είδος εξέτασης (profile)

Τα εκτυπωτικά έντυπα παρέχουν πλήρη ελευθερία στους χρήστες ως προς την μορφοποίησή τους (format κειμένου, εικόνες, γραφήματα, headers, footers κλπ).

Το σύστημα έχει την δυνατότητα εμφάνισης γραφικών διαγραμμάτων και επιτρέπει την εξαγωγή δεδομένων σε τρίτες ευρέως διαδεδομένες εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου για επεξεργασία και παρουσίαση.

Εξετάσεις
Δυνατότητα οργάνωσης των εξετάσεων σε ομάδες (profiles), ώστε να μπορούν να επιλέγονται πολλές με μία κίνηση. Τα profiles αυτά είναι οριζόμενα από εξουσιοδοτημένους χρήστες μόνο. Μια αναλυτική εξέταση να μπορεί να ανήκει σε περισσότερα από ένα profile (π.χ. και στο profile παραγγελίας checkup και στο profile παραγγελίας του αιματολογικού). Τα βασικά χαρακτηριστικά των αναλυτικών εξετάσεων (πέρα φυσικά από τα προφανή, όπως περιγραφή, μονάδα μέτρησης κλπ) είναι τα παρακάτω:
1. Είδος αποτελέσματος
  • Αριθμητικό
  • Αλφαβητικό
  • Ημερομηνία
  • Κείμενο (ελεύθερο ή προσχεδιασμένο)
  • Επιλεγόμενες τιμές (κατά εξέταση)
  • Εικόνα
2. Φυσιολογικές τιμές
Κατά ηλικία και φύλο, καθώς και επεξηγηματικό κείμενο.
Τρία επίπεδα επισήμανσης:
  • Απαράδεκτες τιμές
  • Τιμές πανικού
  • Τιμές εκτός φυσιολογικών ορίων.
3. Είδος δείγματος (ορός, ούρα κ.λπ.)
4. Χρησιμοποιούμενα αντιδραστήρια (κωδικός, ποσότητα, φυσιολογικές τιμές)
5. Τύπος υπολογισμού (για υπολογιζόμενες εξετάσεις)
Το σύστημα αντιμετωπίζει το ζήτημα της αλλαγής τρόπου υπολογισμού (χημείας) αντιδραστηρίου σε μια εξέταση, ώστε να μην διαταράσσεται η ορθότητα των στοιχείων, όταν μια εξέταση γίνεται από δύο ή παραπάνω αναλυτές με διαφορετικά αντιδραστήρια, άρα κατά κανόνα με διαφορετικό υπολογισμό.

Οργάνωση των παρτίδων εξετάσεων:
Οι εξετάσεις οργανώνονται σε παρτίδες ανά μηχάνημα, ανάλογα με το είδος του δείγματος, την ύπαρξη των αναγκαίων αντιδραστηρίων, τον χρονοπρογραμματισμό τους κλπ. Ο καταμερισμός αυτός είναι η βάση της οργάνωσης της εργασίας στο εργαστήριο και συμβάλλει στην εξοικονόμηση των αντιδραστηρίων. Το σύστημα πρέπει (σε επίπεδο ημερήσιας διαδικασίας) να ελέγχει το είδος και το πλήθος των εκκρεμών εξετάσεων και (σε συνδυασμό με τα απαιτούμενα αντιδραστήρια) να προτείνει ένα σχέδιο ροής των αναλύσεων.

Παραμετρικό αρχείο κανόνων ελέγχου:
Περιλαμβάνει κανόνες που διασυνδέουν τις συναφείς εξετάσεις, τις σχέσεις τιμών μεταξύ τους, καθώς και τυχόν μηνύματα ιατρικών μηχανημάτων. Στόχος αυτού του αρχείου είναι να βοηθήσει στην εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικών με την ορθότητα των αποτελεσμάτων, παρέχοντας επιπλέον κάποιες χρήσιμες ιατρικές πληροφορίες.