Οι Προδιαγραφές Λογισμικού Εργαστηρίων ‘MediLab LIS’ είναι εκτεταμένες. Καλύπτουν όλες τις λειτουργίες των κλινικών εργαστηρίων με πολλαπλούς τρόπους και μεθόδους. Μέσω των ιδιοτήτων του, το εργαστηριακό σύστημα ”MediLab LIS’  διαθέτει ιδιαίτερη ισχυρή  προσαρμοστικότητα. Προσαρμόζεται παραμετρικά στον τρόπο λειτουργίας του κάθε εργαστηρίου.

Διαχείριση της καθημερινής εργασίας

• Παραγγελία εξετάσεων
• Κατανομή στα εργαστήρια
• Χρονοπρογραμματισμός των εργασιών
• Σύνδεση με τους αναλυτές με barcode ή/και με λίστες εργασίας)
• Διαχείριση, έλεγχος, διανομή των αποτελεσμάτων.

Πληροφόρηση ιατρικού και λοιπού επιστημονικού προσωπικού

• Έλεγχος ποιότητας μετρήσεων των διαγνωστικών συστημάτων.
• Στατιστικές διακυμάνσεων τιμών εξετάσεων
• Έλεγχος και επεξεργασία των μηνυμάτων των ιατρικών μηχανημάτων
• Συσχετισμοί εξετάσεων για τον εντοπισμό τυχόν αντινομιών ή άλλων προβλημάτων.
• Διαχρονική παρακολούθηση αποτελεσμάτων ενός ασθενούς.
• Υποστήριξη ερευνητικών έργων.

Επικοινωνίες και ανταλλαγές δεδομένων

Το Λογισμικό ανταλλάσσει στοιχεία με άλλα συστήματα του Πληροφοριακού Συστήματος της Μονάδας Υγείας. Τα στοιχεία αυτά περιλαμβάνουν τη μεταφορά των δημογραφικών στοιχείων και στοιχείων προέλευσης (Μονάδα Υγείας, ιατρείο, κλινική κλπ), τη παραγγελία εξετάσεων και την ενημέρωση του ιατρικού φακέλου (αρχειοθέτηση των εγκεκριμένων αποτελεσμάτων).

Σε κάθε κλινικό εργαστήριο το σύστημα συνδέεται με τους υπάρχοντες αναλυτές. Εκμεταλλεύεται πλήρως όλες τις δυνατότητες επικοινωνίας. Υποστηρίζει μονόδρομη ή αμφίδρομη επικοινωνία, χρήση γραμμωτού κώδικα (barcode), έλεγχο ποιότητας (quality control), έλεγχος του ψηφίου ελέγχου (check digit) κλπ.

Εντολές Εξετάσεων

Η διαχείριση των εισερχόμενων εντολών (παραγγελίες εξετάσεων) γίνεται με τρόπο ενιαίο. Το LIS δίνει τη δυνατότητα ορισμού εντολών εξετάσεων για όλα τα εργαστήρια. Προσφέρει πολλούς διαφορετικούς τρόπους ανάλογα με τις εκάστοτε συνθήκες των Μονάδων Υγείας. Ο τρόπος ορισμού μπορεί να είναι συγκεντρωτικός (κεντρική γραμματεία εργαστηρίων) ή αποκεντρωμένος, δηλαδή ορισμός σε κλινικές, εξωτερικά ιατρεία, τμήμα επειγόντων περιστατικών, κλπ

Η αποκεντρωμένη παραγγελία εξετάσεων γίνεται μέσω του συστήματος. Η δυνατότητα αυτή αφορά στην online παραγγελία εργαστηριακών εξετάσεων από οποιοδήποτε σημείο της Μονάδας Υγείας. Σθνήθως είναι η κλινική όπου νοσηλεύεται ο ασθενής. Σε περίπτωση που για οποιοδήποτε λόγο δεν είναι εφικτή προσωρινά η καταχώρηση της παραγγελίας μέσω του συστήματος παραγγελιών (π.χ. παροδικό πρόβλημα διασύνδεσης), τότε το σύστημα υλοποιεί αυτή την αποκεντρωμένη διαδικασία μέσω της γραμματείας των κλινικών εργαστηρίων.

Αρίθμηση παραγγελιών

Κάθε παραγγελία έχει ένα μοναδικό αριθμό παραγγελίας. Το Λογισμικό Ιατρικών Εργαστηρίων ‘MediLab LIS’ καταχωρεί όλα τα αναγκαία δημογραφικά ή άλλα στοιχεία για την πλήρη εκτέλεση της παραγγελίας. Ενημερώνεται αυτόματα μέσω του αριθμού μητρώου του ασθενή (ΑΜΚΑ), λαμβάνονται όλα τα στοιχεία του ασθενους από το σύστημα ΑΜΚΑ της ΗΔΙΚΑ. Σε περίπτωση που δεν είναι εφικτή η επικοινωνία με το σύστημα ΑΜΚΑ, τότε το σύστημα είναι σε θέση να λειτουργεί αυτόνομα. Προκειμένου να είναι εφικτή η λειτουργικότητα αυτή το σύστημα εργαστηρίων μπορεί να χρησιμοποιεί όποιους διαφορετικούς κωδικούς διαθέτει ο ασθενής. Ταυτόχρονα παρέχει αναζήτηση προηγούμενων εργαστηριακών αποτελεσμάτων με πολλαπλά κριτήρια.

Εττικέτες Barcode

Το λογισμικό ιατρικών εργαστηρίων ‘MediLab LIS’ εκτυπώνει τις ετικέτες των δειγμάτων (απλές ή με barcode) εφόσον αυτό δεν μπορεί να γίνει από το σύστημα έκδοσης της παραγγελίας. Είναι πιθανό μια παραγγελία να έχει παραπάνω από ένα είδος δειγμάτων και αριθμών δειγμάτων. Ο αριθμός δείγματος κωδικοποιεί μοναδικά τη παραγγελία σε συνδυασμό με το είδος του δείγματος (π.χ. Αίμα, ούρα, κλπ).

Καταχώρηση παραγγελιών

Η καταχώρηση των παραγγελιών διασφαλίζει τους παρακάτω κανόνες:

• Ο αριθμός μητρώου του εξεταζόμενου είναι κοινός για όλα τα κλινικά εργαστήρια, ώστε να είναι δυνατή η συγκέντρωση των εξετάσεων ανά ασθενή. Ο αριθμός αυτός λαμβάνεται από το σύστημα ΑΜΚΑ ή και από αντίστοιχο σύστημα του Νοσοκομείου.
• Κάθε εξεταζόμενος μπορεί να έχει περισσότερους από ένα κωδικούς παραγγελίας (ID) μέσα σε μια ημέρα.
• Το εργαστηριακό λογισμικό παρέχει κατά την καταχώρηση ασφάλεια σε επίπεδο ορθότητας των στοιχείων.
• Αποφεύγονται οι ταυτοπροσωπίες και τα λάθη τόσο στην εντολή εξετάσεων όσο και στην ταυτοποίηση των δειγμάτων.
• Δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένα άτομα να μεταφέρουν εντολές και αποτελέσματα εξετάσεων από εξεταζόμενο σε εξεταζόμενο σε περιπτώσεις διπλών καταχωρήσεων (συγχώνευση φακέλων).
• Κάθε εντολή συνοδεύεται από τα στοιχεία του παραγγέλοντος ιατρού, καθώς και από τα στοιχεία του χρήστη που την καταχώρησε (κωδικός χρήστη, ημερομηνία, ώρα).
• Η προέλευση του εξεταζόμενου (κλινική, τμήμα, κλπ) αποτελεί υποχρεωτικό στοιχείο καταχώρησης.
• Υπάρχει ειδική επισήμανση για τις επείγουσες εξετάσεις.
• Με την επικύρωση της καταχώρησης το σύστημα κατανέμει τις παραγγελίες εξετάσεων στους χώρους διεκπεραίωσης και στα αντίστοιχα ιατρικά μηχανήματα, δίνοντας παράλληλα τα αναγκαία στοιχεία για την διακίνηση των δειγμάτων.
• Μετά την προετοιμασία των δειγμάτων το σύστημα καθορίζει ποια δείγματα αποκλείονται της περαιτέρω διαδικασίας και για ποιο λόγο.

Στάδια καλλιεργειών

Ειδικότερα για το Μικροβιολογικό Εργαστήριο, το εργαστηριακό λογισμικό παρακολουθεί και τα ενδιάμεσα στάδια των καλλιεργειών. Η ροή των εργασιών για κάθε εξέταση ορίζεται παραμετρικά από αρμόδιο ιατρό του εργαστηρίου. Κατά συνέπεια, επιτρέπει τον ορισμό και την παρακολούθηση των διακριτών βημάτων για την ολοκλήρωση των διαδικασιών των καλλιεργειών. Κατά τη διαδικασία αυτή λαμβάνει υπόψη τις τυχόν ιδιαιτερότητες και διαφορές που υπάρχουν στην υφιστάμενη ροή των Μικροβιολογικών Εργαστηρίων.

Σύνδεση Αναλυτών

Οι Δυνατότητες του ‘MediLab LIS’ προβλέπουν ότι σε κάθε κλινικό εργαστήριο το σύστημα συνδέεται με τους αναλυτές με πλήρη εκμετάλλευση όλων των δυνατοτήτων:

• Aμφίδρομη επικοινωνία και επικοινωνία κατά query mode όπου αυτή υποστηρίζεται.
• Σε μονόδρομη επικοινωνία, το σύστημα λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα για την ταυτοποίηση δείγματος – εξεταζόμενου και την εν γένει ασφάλεια του συστήματος.
• Καταγραφή των αποτελεσμάτων που δεν αντιστοιχούν σε παραγγελίες του συστήματος σε ειδικό log file ανά αναλυτή.
• Γίνεται εκμετάλλευση όλων των δυνατοτήτων που προσφέρει το εκάστοτε πρωτόκολλο επικοινωνίας με την αναλυτική συσκευή.
• Ο χρήστης ελέγχει τόσο την κατάσταση της επικοινωνίας, όσο και την πρόοδο των αναλύσεων.

Επαναλήψεις εξετάσεων

Το σύστημα είναι σε θέση να επισημαίνει τις ταυτόσημες εξετάσεις ανά εξεταζόμενο, ώστε ο χρήστης να επιλέξει στο τέλος μία από αυτές.

• Δυνατότητα εκτέλεσης των επαναλήψεων ή των εκκρεμοτήτων σε άλλο αναλυτή από τον αρχικό. Υποστηρίζεται εφόσον μία εξέταση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε περισσότερους του ενός αναλυτές.
• Οι επείγουσες εξετάσεις αποκτούν προτεραιότητα στην εκτέλεση. Εφόσον ο αναλυτής διαθέτει την ικανότητα προγραμματισμού και εκτέλεσης επειγόντων εξετάσεων, προγραμματίζονται σαν STAT.

Έλεγχοι Εξετάσεων

Οι έλεγχοι των εξετάσεων περιλαμβάνουν ένα ευρύ φάσμα διαφόρων διεργασιών που καταλήγει στην επικύρωσή τους. Οι σημαντικότερες εργασίες είναι:

• Επισήμανση μη ολοκληρωμένων εξετάσεων.
• Υπολογισμός του αποτελέσματος (σε περίπτωση υπολογιζόμενων εξετάσεων).
• Τιμές απαράδεκτες, εκτός φυσιολογικών ορίων ή εκτός ορίων πανικού.
• Έλεγχος των τιμών ελέγχου των παρτίδων.
• Αντινομίες στις εξετάσεις (μέσω παραμετρικού αρχείου ελέγχων).
• Έλεγχοι μέσων όρων τιμών ανά εξέταση σε προηγούμενες μέρες – σύγκριση με σημερινά αποτελέσματα για τον έλεγχο της αξιοπιστίας των μηχανημάτων και αντιδραστηρίων.
• Δυνατότητες ομαδικής επέμβασης σε αποτελέσματα ύστερα από καταγραφή της επέμβασης στη βάση δεδομένων (audit trail). Η τροποποίηση γίνεται βασιζόμενη στις  αποκλίσεις οφειλόμενες σε αναλυτή – αντιδραστήριο. Τέτοιες διορθώσεις γίνονται σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες.
• Τελική επικύρωση των αποτελεσμάτων και προώθηση για εκτύπωση – διανομή. Η επικύρωση των επειγουσών εξετάσεων ακολουθείται από ειδικό ηχητικό ή οπτικό σήμα προς τον εντολέα ιατρό ή τον σταθμό εργασίας καταχώρησης.

Διαχείριση αποτελεσμάτων

• Κατά την διαχείριση των αποτελεσμάτων δηλαδή στην εισαγωγή, τη διόρθωση, την αλλαγή κατάστασης (έγκριση, επανεξέταση κλπ) ο χρήστης βλέπει ταυτόχρονα στην οθόνη τις προηγούμενες τιμές (τουλάχιστον τις 2 προηγούμενες τιμές) των αποτελεσμάτων όλων των εξετάσεων του δείγματος.
• Έγκριση και απελευθέρωση αποτελεσμάτων μέρους της παραγγελίας μέχρι και σε επίπεδο εξέτασης και όχι υποχρεωτικά όλου του δείγματος ή της παραγγελίας. Αποτέλεσμα είναι να μην είναι απαραίτητο να εκτελεστεί όλη η παραγγελία, ή όλες οι εξετάσεις του δείγματος ώστε να εκτυπωθεί κάποιο ήδη έτοιμο και εγκεκριμένο αποτέλεσμα του δείγματος ή της παραγγελίας.
• Δυνατότητα εισαγωγής τόσο ποσοτικού, όσο και ποιοτικού αποτελέσματος ή και των δύο ταυτόχρονα στις εξετάσεις σε διακριτές θέσεις.
• Ενιαία κωδικοποίηση είδους δείγματος (αίμα, ούρα, κλπ).

Αυτοματισμοί αποτελεσμάτων

Παραμετροποιήσιμοι από τον χρήστη αλγόριθμοι για την αξιολόγηση του ποσοτικού αποτελέσματος και την αυτόματη μετατροπή του (ή προσθήκη) σε ποιοτικό αποτέλεσμα. Οι αλγόριθμοι παραμετροποιούνται ως προς κάθε αναλυτή ξεχωριστά. Κατά συνέπεια, το λογισμικό ιατρικών εργαστηρίων επιτρέπει μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης τον ορισμό αλγορίθμων. Αυτοί μετατρέπουν το ποσοτικό αποτέλεσμα μιας εξέτασης στο αντίστοιχο ποιοτικό (χαρακτηρισμός  π.χ. ΑΡΝΗΤΙΚΟ).

Το λογισμικό διαγνωστικών εργαστηρίων ‘MediLab LIS’ προσφέρει ενιαία κωδικοποίηση εξετάσεων στις ΜΥ. Αυτό αφορά όλες τις εξετάσεις που παραγγέλνονται στα κλινικά εργαστήρια όπως μεμονωμένες, σύνθετες, υπολογιζόμενες και ομάδες εξετάσεων (π.χ. Checkup). Συγχρονίζει και συσχετίζει τους κωδικούς των πληροφοριακών συστημάτων (π.χ. με τήρηση πολλαπλών κωδικών εξετάσεων στο σύστημα εργαστηρίων). Επιπλέον έχει δυνατότητα αυτόματης εξαγωγής πορισμάτων βασισμένων σε αξιολόγηση μιας η περισσοτέρων συσχετισμένων εξετάσεων.

Ταξινομήσεις για Διαχείριση Αποτελεσμάτων

Το λογισμικό του ‘MediLab LIS’ υποστηρίζει τη διαχείριση αποτελεσμάτων με διάφορους τρόπους ώστε να διευκολύνονται οι χρήστες κυρίως κατά την εισαγωγή. Σε αυτές τις ομαδοποιήσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να υπάρχουν «φίλτρα» για το εργαστήριο και το εύρος ημερομηνίας. Οι ομαδοποιήσεις μπορεί να είναι ανά δείγμα. ανά Εξέταση, ανά Ασθενή, ανά παραπεμπτικό. Η διανομή των αποτελεσμάτων περιλαμβάνει και την αποστολή στοιχείων για την περαιτέρω ενημέρωση του ιατρικού φακέλου.

Εκτύπωση αποτελεσμάτων

Η εκτύπωση των αποτελεσμάτων γίνεται με διάφορους τρόπους, όπως ανά κλινική, ανά εξεταζόμενο, με εύρος κωδικών ασθενών, ανά είδος εξέτασης (profile). Τα εκτυπωτικά έντυπα παρέχουν πλήρη ελευθερία στους χρήστες ως προς την μορφοποίησή τους (format κειμένου, εικόνες, γραφήματα, headers, footers κλπ). Το σύστημα έχει την δυνατότητα εμφάνισης γραφικών διαγραμμάτων και επιτρέπει την εξαγωγή δεδομένων σε τρίτες εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου.

Profiles Εξετάσεων

Το Λογισμικό Ιατρικών Εργαστηρίων ‘MediLab LIS’ επιτρέπει την οργάνωση των εξετάσεων σε ομάδες (profiles), ώστε να μπορούν να επιλέγονται πολλές με μία κίνηση. Τα profiles αυτά ορίζονται από εξουσιοδοτημένους χρήστες μόνο. Μια αναλυτική εξέταση να μπορεί να ανήκει σε περισσότερα από ένα profile.

Χαρακτηριστικά εξετάσεων

Τα βασικά χαρακτηριστικά των αναλυτικών εξετάσεων (πέρα φυσικά από τα προφανή, όπως περιγραφή, μονάδα μέτρησης κλπ) είναι τα παρακάτω:

• Είδος αποτελέσματος : Αριθμητικό, Αλφαβητικό, Ημερομηνία, Κείμενο (ελεύθερο ή προσχεδιασμένο), Επιλεγόμενες τιμές (κατά εξέταση), Εικόνα.
• Φυσιολογικές τιμές : Κατά ηλικία και φύλο, φάσεις εγκυμοσύνης, έμμηνης ρήσης, ηλικιακές ομάδες καθώς και με ευρύτερο επεξηγηματικό κείμενο.
• Επισημάνσεις : απαράδεκτες τιμές, τιμές πανικού, τιμές εκτός φυσιολογικών ορίων.
• Είδος δείγματος (ορός, ούρα κ.λπ.)
• Χρησιμοποιούμενα αντιδραστήρια (κωδικός, ποσότητα, φυσιολογικές τιμές)
• Τύπος υπολογισμού (για υπολογιζόμενες εξετάσεις)

Το λογισμικό αντιμετωπίζει το ζήτημα της αλλαγής τρόπου υπολογισμού (χημείας) αντιδραστηρίου σε μια εξέταση. Έτσι δεν αλλοιώνεται η ορθότητα των στοιχείων, όταν μια εξέταση γίνεται από δύο ή παραπάνω αναλυτές με διαφορετικά αντιδραστήρια.

Οργάνωση των παρτίδων εξετάσεων

Τα δείγματα οργανώνονται σε παρτίδες ανά μηχάνημα, ανάλογα με το είδος τους, την ύπαρξη των αναγκαίων αντιδραστηρίων, τον χρονοπρογραμματισμό τους κλπ. Ο καταμερισμός αυτός είναι η βάση της οργάνωσης της εργασίας στο εργαστήριο και συμβάλλει στην εξοικονόμηση των αντιδραστηρίων. Το λογισμικών του εργαστηρίου ελέγχει σε επίπεδο ημερήσιας διαδικασίας, το είδος και το πλήθος των εκκρεμών εξετάσεων. Σε συνδυασμό με τα απαιτούμενα αντιδραστήρια προτείνει ένα σχέδιο ροής των αναλύσεων.

Παραμετρικό αρχείο κανόνων ελέγχου εξετάσεων

Το λογισμικό ιατρικών εργαστηρίων ‘MediLab LIS’ περιλαμβάνει κανόνες που διασυνδέουν τις συναφείς εξετάσεις, τις σχέσεις τιμών μεταξύ τους, καθώς και τυχόν μηνύματα ιατρικών μηχανημάτων. Στόχος αυτού του αρχείου είναι να βοηθήσει στην εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικών με την ορθότητα των αποτελεσμάτων, παρέχοντας επιπλέον κάποιες χρήσιμες ιατρικές πληροφορίες.

Πληροφόρηση της Διοίκησης

• Αναλυτικά στοιχεία για τους όγκους κίνησης ανά κλινική, ιατρό.
• Συγκεντρωτικά στοιχεία για τους όγκους κίνησης ανά κλινική, ιατρό.
• Συγκριτικά στοιχεία ανά χρονικές περιόδους.
• Ανεύρεση (σε περίπτωση αμφισβητήσεων) του ιστορικού καταχωρήσεων εντολών και αποτελεσμάτων
• Εμφάνιση στοιχείων προέλευσης του εξεταζόμενου (κλινική, άλλο νοσοκομείο ή φορέας κλπ)
• Παρουσίαση του ιατρού που παρήγγειλε τις εξετάσεις, του χρήστη που καταχώρησε την παραγγελία
• Προβολή των εργαστηρίων και των μηχανημάτων που την εκτέλεσαν
• Προσδιορισμό των επαναλήψεων των αποτελεσμάτων και του χρήστη που τις όρισε
• Εμφάνιση κατά εξέταση και ώρα των αποτελεσμάτων, χρήστη ή μηχανήματος που τα εισήγαγε ή τα επικύρωσε
• Προβολή των τιμών των controls των μηχανημάτων που αντιστοιχούν στις εξετάσεις του συγκεκριμένου ασθενούς

Οι πιθανές διαφοροποιήσεις στην οργάνωση και λειτουργία των εργαστηρίων σύμφωνα με τις προδιαγραφές του ‘MediLab LIS‘, αντιμετωπίζονται με αλλαγές των παραμέτρων.