H αποστολή αποτελεσμάτων με e-mail σε ασθενείς μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτυγχάνεται από το λογισμικό ‘e-mail server’ της CCS. Το ‘MediLab LIS‘ υποστηρίζει την αποστολή αποτελεσμάτων αυτόματα ή μη. Ο ασθενής έχει τη δυνατότητα να ζητήσει την ηλεκτρονική αποστολή των αποτελεσμάτων του δίνοντας τη διεύθυνση e-mail. Η λειτουργικότητα, χωρίς να είναι περιοριστικό, αφορά κυρίως τους εξωτερικούς ασθενείς που προσέρχονται στα ταμεία εντολών της μονάδας υγείας, με σκοπό να εξεταστούν εκτελώντας, συνταγογραφημένες ή μη εξετάσεις. 

Οι εξετάσεις αφορούν στα βιοπαθολογικά εργαστήρια (Βιοχημικό, Αιματολογικό, Μικροβιολογικό, Ανοσολογικό, Ορολογικό εργαστήριο). Το MediLab LIS διαθέτει την ικανότητα αποστολής e-mail είτε μεμονωμένα σε ένα συγκεκριμένο ασθενή, είτε μαζικά σε όλους, με αυτόματο τρόπο.

Συναίνεση ασθενούς για αποστολή με email

Τα αποτελέσματα της παραγγελίας είναι δυνατόν να αποσταλούν ηλεκτρονικά, μόνο εφόσον υπάρχει σχετική  έγκριση – εξουσιοδότηση του ασθενούς. Η καταχώρηση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνιστά και την «συναίνεση» του ασθενή για την αποστολή των αποτελεσμάτων με e-mail. Να επισημανθεί ότι τα αποτελέσματα θα πρέπει να είναι ολοκληρωμένα και εγκεκριμένα προκειμένου να αποσταλθούν.

Το λογισμικό του συστήματος ‘MediLab LIS‘ που χρησιμοποιεί ο εργαστηριακός τομέας διαθέτει ειδική σήμανση που δηλώνει ότι υπάρχει εξουσιοδότηση του ασθενούς για αποστολή αποτελεσμάτων των εξετάσεών του, με e-mail. 

Συνημμένα

Το εξερχόμενο e-mail περιέχει συνημμένα, σε μορφή αρχείων pdf, τα εργαστηριακά αποτελέσματα, όπως ακριβώς θα εκτυπώνονταν από έναν εκτυπωτή. Τα αρχεία συνιστάται να είναι προστατευμένα με κωδικό πρόσβασης (password protected), ο οποίος θα γνωστοποιείται στον ασθενή κατά την διαδικασία εξουσιοδότησης του. Σε ότι αφορά το συνοδευτικό κείμενο του e-mail υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής από το Φορέα Υγείας, ενός προκαθορισμένου γενικού κειμένου.

Σήμανση εξετάσεων

Στις εξετάσεις που αποστέλλονται ηλεκτρονικά εμφανίζεται ειδική σήμανση (ένα εικονίδιο ταχυδρομικού φακέλου), ώστε ο χρήστης του συστήματος να έχει πλήρη εικόνα για το ποιές εξετάσεις έχουν αποσταλθεί ηλεκτρονικά, προκειμένου να αποφευχθούν φαινόμενα πολλαπλών αποστολών.
Πρόσθετη λειτουργικότητα αποτελεί η δυνατότητα των χρηστών να χρησιμοποιούν το υπάρχον φίλτρο περιορισμού των αποτελεσμάτων, με σκοπό την εμφάνιση τόσο των προς αποστολή αποτελεσμάτων, όσο και των ήδη απεσταλμένων.

Αυτοματοποιημένη μαζική αποστολή

Το ‘MediLab LIS‘ διαθέτει πρόσθετα, την δυνατότητα της πλήρους αυτοματοποιημένης και μαζικής αποστολής των εργαστηριακών αποτελεσμάτων των εξωτερικών ασθενών, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο . Η αποστολή πραγματοποιείται χωρίς να χρειάζεται επέμβαση χρήστη. H επιλογή των προς αποστολή αποτελεσμάτων περιλαμβάνει όλα τα μη απεσταλμένα εγκεκριμένα αποτελέσματα. Η περιοδικότητα αποστολής καθορίζεται παραμετρικά κατά την εγκατάσταση με παραμετροποίηση του λογισμικού.

Προαπαιτούμενα και προϋποθέσεις

Για την αποστολή e-mail αποτελεσμάτων στους ασθενείς, πρέπει να έχουν εξασφαλιστούν τα εξής:

1. Έγκριση / εξουσιοδότηση

Για να είναι σύμφωνο με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων, ο ασθενής πρέπει να δώσει την συγκατάθεσή του και να εξουσιοδοτήσει τον φορέα για την αποστολή των εργαστηριακών αποτελεσμάτων. H καταγραφή γίνεται στο διαχειριστικό σύστημα (ERP/HIS) του Νοσοκομείου ή στο σύστημα του Ταμείου Εντολών Παρακλινικών Εξετάσεων για τους εξωτερικούς Ασθενείς. 

Η εξουσιοδότηση αφορά τις εξετάσεις για την συγκεκριμένη παραγγελία εξετάσεων δηλαδή για την επίσκεψη του ασθενούς στο ταμείο εντολών. Η ύπαρξη της διεύθυνσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μήνυμα HL7 (ORM) που αποστέλλεται στο LIS σε κάθε παραγγελία εργαστηριακών εξετάσεων, μέσω της υφιστάμενης διασύνδεσης, ισοδυναμεί με επιβεβαίωση συγκατάθεσης του ασθενή για την αποστολή με e-mail των αποτελεσμάτων των εξετάσεων της παραγγελίας.

2. Διεύθυνση e-mail ασθενούς

Η καταχώρηση του e-mail του ασθενούς γίνεται στο διαχειριστικό σύστημα (ERP/HIS) του Νοσοκομείου. Επίσης μπορεί να γίνει στο σύστημα του Ταμείου Εντολών Παρακλινικών Εξετάσεων για τους Εξωτερικούς Ασθενείς. Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται στο εργαστηριακό σύστημα ‘MediLab LIS‘ με μήνυμα HL7 μέσω της υφιστάμενης διασύνδεσης. Η ύπαρξη της διεύθυνσης στο μήνυμα που λαμβάνει το LIS, ισοδυναμεί με την επιβεβαίωση συγκατάθεσης του ασθενή.

3. Κωδικός πρόσβασης (Password)

Εφόσον τα αποτελέσματα που αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι password protected (συνιστάται), τότε ο ασθενής πρέπει να έχει ενημερωθεί για τον κωδικό πρόσβασης. Η γνωστοποίηση του κωδικού πρόσβασης στον ασθενή, γίνεται από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό του φορέα. Η ενημέρωση γίνεται κατά την καταχώρηση της εξουσιοδότησης αποστολής αποτελεσμάτων, στο σύστημα ERP/HIS. 

Ο κωδικός πρόσβασης μπορεί να είναι είτε ο Αριθμός Μητρώου Νοσοκομείου είτε ο Α.Μ.Κ.Α. Μπορεί επίσης να είναι κάποιο άλλο στοιχείο από τα υφιστάμενα καταγεγραμμένα δημογραφικά στοιχεία. Ακόμη μπορεί να είναι συνδυασμός στοιχείων, υπό  συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Ο ορισμός του κωδικού πρόσβασης έχει συμφωνηθεί κατά την εγκατάσταση – παραμετροποίηση του ‘e-mail Server’ με την αρμόδια υπηρεσία του Νοσοκομείου (ΤΠΟ). Η αποφασισμένη μέθοδος εφαρμόζεται και ισχύει για όλους τους ασθενείς.