Με χιλιάδες εξετάσεις σε ένα τυπικό εργαστηριακό μενού, η στρατηγική βελτιστοποίησης των εξετάσεων είναι αναγκαία. Η διοίκηση του Εργαστηρίου πρέπει να χαράξει μια πολιτική  για τη βελτίωση της αξιοποίησης των εξετάσεων. Τα σημεία για τη βελτίωση μπορεί να είναι:

• Πρότυπα παραγγελιών
• ειδοποιήσεις για περιττές εντολές εξετάσεων
• περιορισμοί παραγγελίας των επαναλαμβανόμενων παραγγελιών
• εμφάνιση προηγούμενων εργαστηριακών αποτελεσμάτων
• ενσωμάτωση οδηγιών πρακτικής στις οθόνες παραγγελιών
• Βελτίωση της αναζήτησης για επιλογή εξετάσεων
• συμπληρωματικές ειδοποιήσεις ανά εξέταση
• εμφάνιση του κόστους εξέτασης στην οθόνη παραγγελίας
• Πλήρη ή μερική κατάργηση πάνελ εξετάσεων
• Τροποποιήσεις στη διεπαφή χρήστη ώστε να είναι περισσότερο λειτουργική

Μία από τις πιο βασικές αλλά αποτελεσματικές παρεμβάσεις για τη βελτίωση της διαχείρισης των εξετάσεων, είναι η τροποποίηση των οθονών παραγγελίας εξετάσεων. Μια τροποποίηση έτσι ώστε οι κοινές εξετάσεις να είναι πιο βολικές στην παραγγελία από τις εξετάσεις που γίνονται μόνο περιστασιακά. Τέτοιες τροποποιήσεις πιθανώς μειώνουν την υπερβολική παραγγελία των εξετάσεων. 

Μια άλλη στρατηγική είναι η «αποδέσμευση» των πάνελ εξετάσεων. Με αυτόν τον τρόπο, οι γιατροί πρέπει να επιλέξουν τις επιμέρους εξετάσεις αντί να παραγγέλνουν το πάνελ. Σε μια μελέτη, διαπιστώθηκε ότι η αποδέσμευση των εξετάσεων του μεταβολικού πάνελ μείωσε κατά 51% τη χρήση των σχετικών εξετάσεων.

Επαναλαμβανόμενες παραγγελίες

Υπερ-χρησιμοποίηση των εξετάσεων μπορεί να προκύψει λόγω παραγγελιών για επαναλαμβανόμενες ή «μέχρι τη διακοπή» εξετάσεων. Τα συστήματα παραγγελιών που επιτρέπουν επαναλαμβανόμενες παραγγελίες μπορεί πράγματι να διευκολύνουν την υπερβολή των παραγγελιών (π.χ. CBC και ηλεκτρολύτες κάθε πρωί έως ότου διακοπεί) αλλά μπορεί να μην τις ακυρώσουν αφού η εξέταση δεν είναι πλέον κλινικά απαραίτητη. Σε μελέτη ‘αποδεσμοποίησης εξετάσεων’ παρατηρήθηκε μείωση παραγγελιών κατά 24% στις εξετάσεις μεταβολικού πάνελ.

Πρωτόκολλα

Τα πρωτόκολλα παραγγελίας διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην τυποποίηση της φροντίδας και στην ενθάρρυνση της συμμόρφωσης με τις κλινικές οδηγίες. Τα πρωτόκολλα αποτελούνται συνήθως από ένα σύνολο παραγγελιών που περιλαμβάνει φάρμακα, εργαστηριακές και άλλες παραγγελίες. Το σετ είναι κατάλληλο για μια συγκεκριμένη κλινική ρύθμιση ή διάγνωση. Για παράδειγμα, ένα υπόδειγμα εισαγωγής για έμφραγμα του μυοκαρδίου μπορεί να περιλαμβάνει εργαστηριακές εντολές (π.χ. σειριακές αναλύσεις τροπονίνης), παραγγελίες φαρμάκων (π.χ. ασπιρίνη, βήτα αποκλειστές), συγκεκριμένες διατροφικές εντολές (π.χ. δίαιτα με χαμηλή περιεκτικότητα σε αλάτι) και οδηγίες νοσηλείας.

Οι κλινικοί γιατροί μπορούν να ξεκινήσουν με το τυπικό πρωτόκολλο και στη συνέχεια να κάνουν τροποποιήσεις για να αντιμετωπίσουν τις ειδικές κλινικές περιστάσεις του ασθενούς.

Μηνύματα κατά την παραγγελία – οδηγίες πρακτικής χρήσης

Η πλατφόρμα παραγγελιών εξετάσεων είναι σκόπιμο να ενημερώνει τους κλινικούς ιατρούς με  οδηγίες πρακτικής. Για παράδειγμα, όταν παραγγέλνουν ερυθρά αιμοσφαίρια (RBCs), οι κλινικοί γιατροί πρέπει να επιλέξουν μια ένδειξη με βάση την ηλικία του ασθενούς, τον αιματοκρίτη και την κατάσταση του στρες. Το λογισμικό επισημαίνει παραγγελίες για RBC που δεν πληρούν τις οδηγίες και ειδοποιεί ηλεκτρονικά το προσωπικό της υπηρεσίας μετάγγισης. Έτσι, θα πραγματοποιηθεί έλεγχος των παραγγελιών με τον παραγγέλλοντα κλινικό ιατρό. Σε μία μονάδα εντατικής θεραπείας, διαπιστώθηκε ότι η ενσωμάτωση των οδηγιών στα τυπικά πρωτόκολλα παραγγελιών, μειώνει σημαντικά τη χρήση εργαστηριακών εξετάσεων χωρίς να διακυβεύεται η φροντίδα του ασθενούς.

Εμφάνιση του κόστους εξέτασης

Η εμφάνιση του κόστους εξέτασης κατά την εισαγωγή της παραγγελίας, επηρεάζει τη χρήση. Σε μια ελεγχόμενη δοκιμή σε περιβάλλον πρωτοβάθμιας περίθαλψης εξωτερικών ασθενών, η εμφάνιση του κόστους εργαστηριακών εξετάσεων οδήγησε σε μείωση κατά 14% στον αριθμό των παραγγελιών εξετάσεων. Τα αποτελέσματα της εμφάνισης πληροφοριών κόστους σε νοσοκομείο είχαν ως αποτέλεσμα μείωση 4,5%. Υπάρχει επίσης μια σημαντική μείωση της παραγγελίας εξετάσεων σε ενδονοσοκομειακούς ασθενείς με χρήση του σχήματος πληρωμών που σχετίζεται με τη διάγνωση (DRG). Ωστόσο, η μείωση της παραγγελίας εξετάσεων με την απλή εμφάνιση του κόστους δεν είναι πάντα λύση. Η υπαγωγή Ιατρών σε δραστηριότητες μείωσης κόστους είναι υπό συζήτηση.

Η λειτουργία αναζήτησης υπάρχει σε όλα τα συστήματα παραγγελιών. Με την αναζήτηση, οι κλινικοί γιατροί εισάγουν όρους αναζήτησης και το σύστημα επιστρέφει μια λίστα με τις αντίστοιχες εξετάσεις. Στη συνέχεια, οι κλινικοί γιατροί επιλέγουν τη συγκεκριμένη εξέταση που επιθυμούν να παραγγείλουν από τη λίστα. Οι όροι αναζήτησης μπορεί να περιλαμβάνουν ονόματα εξετάσεων, συνώνυμα, ακόμη και ασθένειες.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράδειγμα της «κοιλιοκάκης», όπου μια αναζήτηση μπορεί να επιστρέψει «αντι-τρανσγλουταμινάση IgA» και «αντίσωμα IgA». Με το να μην απαιτείται από τον κλινικό ιατρό να γνωρίζει τα ακριβή ονόματα των εξετάσεων, η λειτουργία αναζήτησης είναι πολύ πιο φιλική προς το χρήστη. Αντίθετα, οι παραγγελίες με ελεύθερο κείμένο δεν μπορούν να διασυνδεθούν ηλεκτρονικά και το προσωπικό του εργαστηρίου πρέπει να τις μεταφράσει χειροκίνητα σε συγκεκριμένα ονόματα ή κωδικούς εξέτασης. Αυτό οδηγεί σε αναποτελεσματικότητα, λάθη και ασάφειες.

Διαχείριση αιτημάτων πρόσθετων εξετάσεων

Μετά την επεξεργασία ενός δείγματος στο εργαστήριο, οι κλινικοί γιατροί μπορεί να επιθυμούν να παραγγείλουν συνεπακόλουθες εξετάσεις, στο δείγμα που παραμένει στο εργαστήριο. Αυτές οι εξετάσεις είναι γνωστές ως πρόσθετες εξετάσεις και η διαχείρισή τους απαιτεί συχνά σημαντικούς εργαστηριακούς πόρους. Τα περισσότερα συστήματα παραγγελιών εξετάσεων δεν υποστηρίζουν πρόσθετες εξετάσεις. Έτσι, οι κλινικοί γιατροί πρέπει να καλέσουν το εργαστήριο και να ενημερώσουν προφορικά. Το προσωπικό του εργαστηρίου πρέπει να ανακτήσει χειροκίνητα το δείγμα και να εισάγει τις πρόσθετες εξετάσεις στο LIS. Τέτοια συστήματα είναι συχνά αναποτελεσματικά, λόγω των πολλαπλών χειροκίνητων βημάτων. Η επέκταση των συστημάτων CPOE για τη διαχείριση πρόσθετων εξετάσεων μπορεί να είναι μία πρόκληση. Αυτό συμβαίνει επειδή η διαδικασία εξέτασης πρόσθετων δεν ακολουθεί τα ίδια βήματα με μια κανονική νέα παραγγελία εξέτασης.

Πλατφόρμα παραγγελίας εργαστηριακών εξετάσεων

Η Πλατφόρμα Παραγγελίας Εργαστηριακών Εξετάσεων ‘Lab-Orders’ του Εργαστηριακού Πληροφοριακού Συστήματος ‘MediLab LIS’ είναι μια διαδικτυακή Ηλεκτρονική Συνταγή Εργαστηριακών εξετάσεων δηλαδή είναι ένα σύστημα CPOE (Computerized Providers Order Entry). Το σύστημα παρέχει στους κλινικούς γιατρούς μια εύκολη και γρήγορη παραγγελία εξετάσεων, στα  κεντρικά εργαστήρια ή σε εξωτερικά εργαστήρια αναφοράς. Η παραγγελία με απλό, γρήγορο, έξυπνο και ασφαλή τρόπο συμμορφώνεται με πρωτόκολλα, πιστοποιημένες διαδικασίες και κανόνες βέλτιστης πρακτικής. Το ‘Lab Orders’ υποστηρίζει τη στρατηγική βελτιστοποίησης των εξετάσεων.

Συμπερασματικά, το σύστημα παραγγελιών ‘Lab-Orders’ δεν είναι ένα απλό ηλεκτρονικό σύστημα παραγγελιών. Έχει διαθέσιμες όλες τις πληροφορίες που αφορούν τον ασθενή, και έτσι υποστηρίζει την παραγγελία εξετάσεων με μοναδικό τρόπο.