Ο σκοπός της εφαρμογής του Πληροφοριακού Συστήματος Αιμοδοσίας (ΠΣΑ), είναι η πλήρης διαχείριση όλων των εργασιών του τμήματος της Αιμοδοσίας με την ταυτόχρονη αυτοματοποίηση τους μέσω της χρήσης γραμμωτού κώδικα (Barcodes), καθώς επίσης και της ενσωμάτωσης όλων των χρησιμοποιούμενων διαγνωστικών συσκευών στο πληροφοριακό σύστημα, ενώ παράλληλα καλύπτει πλήρως και τις προδιαγραφές του ΥΠΥΠ.

Το ΠΣA είναι δομημένο με τη συλλογιστική πολλαπλών χρηστών, δίνοντας ταυτόχρονα σε κάθε χρήστη τη δυνατότητα πρόσβασης μόνο σε εκείνο το μέρος του λογισμικού που τον αφορά, ενώ παράλληλα κρατάει ιστορικό όλων των ενεργειών που έχουν γίνει από κάθε χρήστη. Το σύστημα αποτελείται από ένα δίκτυο υπολογιστών, που «απλώνεται» στο τμήμα της Αιμοδοσίας του Νοσοκομείου και το οποίο παρέχει πλήρη δυνατότητα διασύνδεσης με το ΔΠΣΝ ή με τις κλινικές και τα εργαστήρια, σε κατάσταση πραγματικού χρόνου.

Η λογική του ΠΣΑ ακολουθεί πλήρως τη ρουτίνα του τμήματος της αιμοδοσίας, ενώ η σπονδυλωτή δομή του, επιτρέπει τη προσαρμογή του στο συγκεκριμένο τρόπο λειτουργίας των επιμέρους τμημάτων. Το ΠΣΑ, διαχειρίζεται πλήρως το ιστορικό των εξετάσεων όλων των ασθενών και αιμοδοτών. Αυτοματοποιεί την διαδικασία παραλαβής μονάδων, αιτημάτων χορήγησης μονάδων ή αιτημάτων καλύψεων άλλων Νοσοκομείων και βοηθάει στον προγραμματισμό εργασίας του ιολογικού εργαστηρίου, του τμήματος διασταυρώσεων και του τμήματος ελέγχου Ομάδας / Rhesus. Παράλληλα το τμήμα διακίνησης εύκολα και γρήγορα μπορεί να έχει όλες τις πληροφορίες που του χρειάζονται όπως ποια και πόσα είναι τα αποθέματα μονάδων, ποιες μονάδες υπάρχουν προς χορήγηση εσωτερικών ασθενών, τα υπόλοιπα των ασθενών που έχουν προκύψει από χορηγήσεις μονάδων και αιτήσεις καλύψεων καθώς επίσης και τις εκκρεμότητες που υπάρχουν για επικοινωνία με Αιμοδοσίες άλλων Νοσοκομείων.

Αναλυτικότερα, κατά την προσέλευση του αιμοδότη, καταγράφονται όλα τα δημογραφικά στοιχεία του και το ιστορικό του. Αν ο αιμοδότης υπάρχει γίνεται επιβεβαίωση των στοιχείων του και καταγραφή των νέων δεδομένων ιατρικού περιεχομένου. Αν για κάποιο λόγο ο αιμοδότης έχει χαρακτηριστεί ακατάλληλος η εφαρμογή ενημερώνει τον χρήστη. Στα προσωπικά στοιχεία του αιμοδότη μπορεί να γίνει καταγραφή και άλλων στοιχείων όπως δυνατότητα αιμοπεταλιαφαίρεσης, πλασμαφαίρεσης, αν ανήκει σε κάποιο σύλλογο κλπ.
Υπάρχει επίσης η δυνατότητα εφόσον ο εξοπλισμός το επιτρέπει να εκτυπωθεί μαγνητική κάρτα η οποία περιέχει εκτός από τα βασικά στοιχεία του αιμοδότη και την φωτογραφία του. Η συγκεκριμένη δυνατότητα παρέχει πλήρη ασφάλεια στην ταυτοποίηση ενός αιμοδότη. Εφόσον ολοκληρωθεί η καταγραφή των στοιχείων του αιμοδότη ακολουθεί η καταγραφή της αιμοληψίας. Μετά την καταγραφή της αιμοληψίας, εκτυπώνονται αυτόματα ειδικές ετικέτες Barcode με τον αριθμό της μονάδας, οι οποίες επικολλούνται πάνω στην μονάδα, πάνω στους ασκούς που συνοδεύουν την μονάδα, το συμπληρωμένο από τον αιμοδότη έντυπο, και το σωληνάριο με το δείγμα αίματος του αιμοδότη.

Ο αριθμός της μονάδας προσδιορίζεται αυτόματα από το σύστημα και γίνεται μοναδικός καθώς προστίθεται επίσης και ο κωδικός του νοσοκομείου και το έτος λήψης σύμφωνα με το διεθνές standard ταυτοποίησης μονάδων ISBT.Αυτός ο αριθμός ακολουθεί την μονάδα σε όλες τις διαδικασίες που έπονται της αιμοληψίας και εκμηδενίζει την πιθανότητα λάθους ταυτοποίησης των ασκών ή των δειγμάτων. Παράλληλα δίνει τη δυνατότητα ανάγνωσης της ετικέτας μέσω scanner και την αυτόματη ανάκτηση των πληροφοριών που αφορούν τον ασκό ή το δείγμα. Στην συνέχεια οι ασκοί που έχουν προέλθει από αιμοληψία προωθούνται στο αντίστοιχο τμήμα προκειμένου να προχωρήσει η διαδικασία παραγωγής παραγώγων αίματος. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία παραγωγής, καταγράφονται συγκεντρωτικά τα παράγωγα που προήλθαν από τις μονάδες.

Για τους ασθενείς το σύστημα παρέχει την δυνατότητα καταγραφής δημογραφικών και κλινικών πληροφοριών. Η καταγραφή των στοιχείων του ασθενούς γίνεται είτε όταν υπάρξει κάποια αίτηση για χορήγηση μονάδων ή κάλυψη είτε όταν χρειαστεί έλεγχος Ομάδας και Rhesus ή ιολογικός έλεγχος.
Και σε αυτή την περίπτωση εκτυπώνονται αυτόματα ειδικές ετικέτες Barcode με τον αριθμό δείγματος και τον κωδικό του ασθενή οι οποίες επικολλούνται στα φιαλίδια και στο παραπεμπτικό. Στο ιστορικό των ασθενών εμφανίζονται όλες οι εργαστηριακές εξετάσεις που έχουν πραγματοποιηθεί, οι χορηγημένες μονάδες, οι καλύψεις που έχουν γίνει είτε είναι από αιμοδότες είτε από άλλα Νοσοκομεία και τέλος οι διασταυρωμένες μονάδες που υπάρχουν προς χορήγηση. Η πρόσβαση σε αυτά τα στοιχεία είναι άμεση εφόσον υπάρχει δυνατότητα ανάγνωσης του barcode μέσω scanner.

Τα δείγματα που έχουν προέλθει από αιμοληψίες ή από ασθενείς διανέμονται στα τμήματα ελέγχου ομάδας/Rhesus ή στο ιολογικό εργαστήριο, τα οποία έχουν ήδη ενημερωθεί από το λογισμικό για τις εκκρεμείς εξετάσεις, προκειμένου να πραγματοποιηθεί ο έλεγχος. Εφόσον τα αναλυτικά συστήματα έχουν την δυνατότητα ανάγνωσης ετικετών barcode, τα δείγματα τοποθετούνται σε αυτά και πραγματοποιούνται αυτόματα οι εξετάσεις. Το λογισμικό διασύνδεσης των αναλυτικών συστημάτων με τον υπολογιστή επιτρέπει τον αυτόματο προγραμματισμό των αναλυτών και την ενημέρωση των μονάδων ή των ασθενών με τα αποτελέσματα των εξετάσεων. Μετά την ολοκλήρωση των εργαστηριακών εξετάσεων οι μονάδες αυτόματα χαρακτηρίζονται κατάλληλες ή ακατάλληλες και έτσι το γραφείο διακίνησης ενημερώνεται για το ποιες μονάδες πρέπει να καταστραφούν.

Σε ότι αφορά στον έλεγχο Ομάδας / Rhesus, το λογισμικό ενημερώνει τον χρήστη όταν υπάρχει ασυμφωνία των αποτελεσμάτων του νέου δείγματος, με τα αποτελέσματα του ιστορικού για τον ασθενή ή για τον αιμοδότη. Μετά την ολοκλήρωση της εξέτασης Ομάδας / Rhesus, ακολουθεί μαζική εκτύπωση αντίστοιχων ετικετών οι οποίες επικολλούνται πάνω στους ασκούς. Υπάρχει επίσης δυνατότητα μαζικής εκτύπωσης ετικετών με τον ιολογικό έλεγχο των δειγμάτων μονάδων προκειμένου να επικολληθούν στους ασκούς. Στο τμήμα διακίνησης έρχονται από τις κλινικές αιτήσεις χορήγησης αίματος. Το τμήμα πρέπει να ελέγξει αν υπάρχει ο ασθενής και αν έχουν καταχωρηθεί οι πληροφορίες που είναι απαραίτητες προκειμένου να γίνει διασταύρωση μονάδων. Παράλληλα το λογισμικό ενημερώνει για τυχόν έλλειψη δείγματος αίματος ασθενή και για τυχόν ιδιαιτερότητες του ασθενή όπως πολυμεταγγιζόμενος, συμβάματα, αντιδράσεις από προηγούμενες μεταγγίσεις, ανάγκη ειδικής επεξεργασίας (πχ φίλτρο) Μετά την καταχώρηση της αίτησης, το τμήμα διασταυρώσεων ενημερώνεται αυτόματα από αντίστοιχες εκτυπώσεις, προκειμένου να προχωρήσει στην διαδικασία διασταύρωσης. Μπορεί να ενημερωθεί αυτόματα από το λογισμικό για τα αποθέματα αίματος που υπάρχουν και να προχωρήσει είτε στην διαδικασία διασταύρωσης είτε να ζητήσει μονάδες από άλλα νοσοκομεία. Όταν βρεθούν οι μονάδες προς διασταύρωση, καταγράφονται στην καρτέλα του ασθενή, γίνονται οι απαραίτητοι έλεγχοι και ενημερώνεται με το αποτέλεσμα του ελέγχου η καρτέλα του ασθενή. Για όσες από τις μονάδες είναι συμβατές εκτυπώνεται ετικέτα η οποία επικολλάται στον ασκό. Παράλληλα το σύστημα έχει δεσμεύσει τις συγκεκριμένες μονάδες και δίνει αυτήν την πληροφορία σε όποιο χρήστη αναζητήσει ή προσπαθήσει να αλλάξει τα δεδομένα σε αυτές τις μονάδες.

Αν τελικά δεν χορηγηθούν οι μονάδες υπάρχει δυνατότητα αυτόματης αποδέσμευσης χωρίς όμως να χάνονται οι πληροφορίες και τα αποτελέσματα της διασταύρωσης. Επίσης υπάρχει η δυνατότητα δέσμευσης μιας μονάδας για περισσότερους τους ενός ασθενούς. Το τμήμα διακίνησης ενημερώνεται για την πορεία μιας αίτησης αναζητώντας τον ασθενή και στην συνέχεια ειδοποιεί την κλινική. Όταν παραδοθούν οι μονάδες, ενημερώνει την καρτέλα του ασθενούς και εφόσον δεν υπάρξει κάποιο πρόβλημα η αίτηση χαρακτηρίζεται ολοκληρωμένη. Αν κάποιος προσπαθήσει να χορηγήσει ακατάλληλη μονάδα πχ χωρίς αποτέλεσμα διασταύρωσης, ληγμένη, ή διαφορετικής ομάδας / Rhesus, το πρόγραμμα ενημερώνει τον χρήστη. Αν επιστραφεί κάποια μονάδα, ανάλογα με τον λόγο της επιστροφής, ενημερώνεται η καρτέλα του ασθενούς και η μονάδα επανέρχεται στην προηγούμενή της κατάσταση. Αν όμως έχουν υπάρξει συμβάματα η μονάδα αυτόματα χαρακτηρίζεται ακατάλληλη και καταστρέφεται. Το τμήμα διακίνησης, ενημερώνεται επίσης από το λογισμικό, για τις εκκρεμότητες που έχουν προκύψει μετά από αιμοληψίες που έγιναν για λογαριασμό ασθενών που νοσηλεύονται σε άλλα νοσοκομεία. Μετά από τηλεφωνική επικοινωνία αν χρειαστεί καταγράφει τις προς αποστολή μονάδες και τυπώνει δελτίο αποστολής. Κατά την καταγραφή των μονάδων, ενημερώνεται από το πρόγραμμα αν κάποια από τις μονάδες έχει λήξει ή είναι δεσμευμένη για κάποιο εσωτερικό ασθενή.

Το λογισμικό εμφανίζει όλες τις εκκρεμότητες ταξινομημένες κατά νοσοκομείο, ενώ τα τηλέφωνα και όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την επικοινωνία εμφανίζονται με πολύ απλό και εύκολο τρόπο. Παράλληλα το λογισμικό, δίνει την δυνατότητα εκτύπωσης όλων των καταστάσεων και κινήσεων που είναι υποχρεωτικές, με αποτέλεσμα να καταργούνται όλα τα βιβλία που χωρίς το ΠΣΑ είναι απαραίτητο να κρατούνται χειρόγραφα. Αλλες βοηθητικές εκτυπώσεις όπως αποθέματα μονάδων, λογιστικό έλλειμμα μονάδων ασθενών, στατιστική κίνηση μονάδων ανά κλινική και ιατρό, εισαγωγές μονάδων από άλλα νοσοκομεία, ειδοποιήσεις αιμοδοτών, κινήσεις συλλόγων ή εξορμήσεων, απαλλάσσουν το προσωπικό από απαραίτητες μεν χρονοβόρες δε εργασίες παρέχοντας με ασφάλεια και αξιοπιστία όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

Η διαχείριση της πληροφορίας γίνεται στιβαρή με ελαχιστοποίηση λαθών, με υποδιπλασιασμό σχεδόν του απαιτούμενου χρόνου, με δραστική μείωση του αριθμού των επανεξετάσεων μέσω ενσωματωμένου συστήματος ελέγχου ποιότητας και συνεπώς ουσιαστική μείωση του κόστους παραγωγής, από πλευράς χρόνου απασχόλησης προσωπικού. Αν η μείωση κόστους συνδυασθεί και με την προσφερόμενη αύξηση της αξιοπιστίας των μετρήσεων, είναι προφανές ότι τα παρεχόμενα οφέλη είναι τεράστια και ουσιαστικότατα. Επιπλέον, η χρήση συσκευών ανάγνωσης γραμμωτού κώδικα (barcode), εκμηδενίζει τις πιθανότητες λαθών και επίσης ελαχιστοποιεί τον χρόνο ολοκλήρωσης των διαδικασιών.

Ενδεικτικά αναφέρονται οι εξής μελλοντικές επεκτάσεις του ΠΣΑ:

• Κλινικές.
  Η σύνδεση με τις κλινικές του νοσοκομείου θα επιφέρει επιπλέον μείωση χρόνου απασχόλησης γιατί το τμήμα Αιμοδοσίας θα ενημερώνεται αυτόματα και τάχιστα για τις αιτήσεις χορηγήσεων μονάδων όπως επίσης και οι κλινικές για τις εκκρεμότητες που προκύπτουν από έλλειψη δείγματος του ασθενούς. Παράλληλα ελαχιστοποιείται οι πιθανότητες λάθους με αποτέλεσμα τη αύξηση παραγωγικότητας όλων των τμημάτων. 
  
• Αιμοδοσίες.
  Σύνδεση μεταξύ δύο ή περισσοτέρων αιμοδοσιών (κέντρων & σταθμών Α και Β) σε επίπεδο ΠΕΣΥ-Πανελλήνιο, θα έδινε την δυνατότητα πλήρους αυτοματοποίησης των διαδικασιών συνεννόησης μεταξύ των συνδεδεμένων νοσοκομείων. Πχ τηλεφωνικές ειδοποιήσεις, αποστολές αίματος και καλύψεις ασθενών μεταξύ των νοσοκομείων θα πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο. 
  
• ΥΠΥΠ.
  Πιθανή σύνδεση της κεντρικής υπηρεσίας αιμοδοσίας του υπουργείου με την αιμοδοσία θα αυτοματοποιούσε την διαδικασία ενημέρωσης του υπουργείου με τα απαραίτητα στατιστικά στοιχεία της διακίνησης αίματος. Επίσης, είναι εφικτή δυνατότητα σύνδεσης με το Κέντρο Παραγωγής Προϊόντων Αίματος "Ηλίας Πολίτης". Στο συγκεκριμένο κέντρο λειτουργεί ήδη με Πληροφοριακό Σύστημα της εταιρίας μας με πλήρη εφαρμογή γραμμωτού κώδικα - Barcodes.
  
• Εξορμήσεις.
  Βάση της δομής του ΠΣΑ, είναι εφικτή η online σύνδεση μεταξύ ενός φορητού υπολογιστή και του κεντρικό συστήματος της αιμοδοσίας του νοσοκομείου μέσω μισθωμένης τηλεφωνικής γραμμής. Με αυτόν τον τρόπο, δίνεται η δυνατότητα άμεσης ενημέρωσης της βάσης δεδομένων με τα στοιχεία των αιμοληψιών που πραγματοποιούνται εκτός νοσοκομείου κατά την διάρκεια κάποιας εξόρμησης.